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　　　　　　　　　　　　　　　　　　第一章　总　　则 　　第一条　为加强农业科学技术档案（以下简称科技档案）管理工作，有效地保护和利用科技档案，充分发挥科技档案在科技创新和科研管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家《科学技术档案工作条例》和《河南省档案管理条例》，结合我院实际，特制定本办法。 　　第二条　农业科技档案是指我院各研究单位及个人在农业科学研究、科技开发和科研条件建设等活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘、计算材料等不同形式和载体的记录。 　　第三条　农业科技档案工作是科研管理工作的重要组成部分，要加强对科技档案工作的领导，把科技档案工作列入科研计划管理、科技成果管理工作之中，加强对科技开发、科研课题全过程档案资料的管理。即实行“四同步”管理：下达课题项目计划任务与提出科研文件材料的归档同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成积累情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定科技档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案管理部门出具专题归档情况证明材料同步。 　　第四条　各研究所（中心）要明确一名负责人主管本单位科技档案工作，研究室主任或副主任负责本室的科技档案工作，课题主持人负责本课题在科研活动中科技文件材料的形成和积累。课题立项后要到院档案管理部门备案，签订课题档案归档保证书，并指定专人负责收集、整理、保管，定期交给本单位兼职档案员。 　　第五条　根据国家《科学技术档案工作条例》中关于集中管理档案的原则，我院科技档案由院档案管理部门统一保管，并设专人负责管理。各单位要配备兼职档案员，根据归档要求按时向院档案管理部门移交本单位的科技档案。 　　第六条　科技档案工作人员（包括兼职档案员）要认真贯彻执行国家及省有关档案工作的法规政策，遵守保密制度，刻苦钻研业务和科学技术，提高科技档案工作管理水平，积极主动为科研、开发等工作服务。 　　第七条　任何单位和个人都有维护科技档案完整与安全的义务，对在科技档案工作中成绩显著的单位或个人，应给予表彰和奖励；对违反法律、法规、规章制度造成损失和构成犯罪的，按照国家《档案法》、《河南省档案管理条例》，追究其法律责任或给予行政处分和经济处罚。 　　　　　　　　　　　　　　第二章　科技文件材料的形成、积累、立卷、归档 　　第八条　科研管理部门在下达科研计划（含横向委托合同课题）时，同时向课题组下达建档任务（签订委托合同时要明确应归档的文件材料范围和档案的所有权）；在课题检查验收、评估时，同时检查课题计划、试验方案、试验记录等材料，检查结果作为验收考核依据之一；在申报成果、报审品种、下达课题经费或新课题时，应由院档案管理部门出具上年档案验收合格证明后才能办理。院档案管理部门负责对各研究单位建档工作进行检查、监督与指导。 　　第九条　每个研究课题、开发、示范推广项目等，在研究、开发、示范推广过程中的各个阶段，都应形成相应的科技文件材料。科研课题（项目）的立项、更改、中断、合并、撤销和结束、验收；科技成果的鉴定、申报、推广应用、品种的审定均需有依据，必须有原始数据记录、工艺流程、产品配方和文字凭证等。 　　第十条　各研究所（中心）应建立科技文件形成、积累制度，每个课题（项目）在实施过程中，要按照《科技文件材料归档范围》形成课题文件，文件制作材料必须易于长期保存。课题（项目）主持人或文件管理人员按归档要求负责本课题文件的积累、整理和归档。归档的案卷质量符合ＧＢ／Ｔ１１８２２－８９《科技档案案卷构成的一般要求》和《科技档案案卷质量标准》。 　　第十一条　科技文件的整理要遵循科技文件的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系，便于科技档案的保管和利用。一般按研究准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个阶段整理、组卷。获得负成果或因故中断的科研课题的文件亦应归档，并写出总结或中止报告。几个单位协作完成的科研课题（项目），其文件的归档要保证课题主持单位保存该课题的整套档案，协作单位保存自己承担任务的有关原件，将复制件送交主持单位保存，并在协议中明确科研课题文件材料的归档和归属。 　　第十二条　凡属科研、开发活动中形成的有保存价值的科技文件材料，一律归院档案管理部门管理，任何单位和个人不得以任何理由拒绝向院档案管理部门归档。研究周期长的（３年以上）课题按阶段归档；研究周期短的（１?２年）课题在任务结束时一次归档。阶段性课题文件材料必须每年按《科技文件材料归档时间》归档，不按时归档或科技文件材料不完整、不准确、不系统的不予验收，并建议有关部门下年不予安排课题经费，不能申报成果和新课题。基建工程、精密仪器、贵重设备验收时要有档案人员参加，对应归档的文件进行验收，凡是文件不齐全、不准确的不予验收。 　　第十三条　科技文件材料的形成、积累和归档工作，是完成科研任务的一个标志，应作为科技人员晋升、受奖和评聘技术职务的条件之一。评审成果及科技人员的考核、晋职等都要以院档案管理部门保管的档案为依据。 　　第十四条　科技文件材料内容要真实、准确、系统，统一用纸、蓝黑墨水或碳素墨水书写。科技文件材料归档时一般归档原件，由课题负责人填写“科研课题文件归档说明书”，注明保管期限和密级，经课题负责人、主管领导和兼职档案员审查合格后签字并加盖公章，由兼职档案员将有关内容录入微机并备份到贮存介质上，将存贮介质和科技档案材料一并移交院档案管理部门。院档案管理部门验收合格后，兼职档案员和院档案管理人员填写“科技档案移交目录”并签名，各执一份备查。 　　第十五条　课题负责人要对所交科技档案的真实性、完整性、系统性负责，选育的品种、品系、组合应与历年研究资料相衔接，不能随意改变所选育的品种、品系、组合的代码。各单位主管科技档案的负责人和兼职档案员要对本单位科技档案的真实、完整、准确、系统性负责。 　　第十六条　科技人员调出、离（退）休时，须将本人承担科研任务所形成的科技文件材料向课题主持人或兼职档案员移交，并由所在单位出具证明交院档案管理部门，否则人事部门不予办理调、离（退）休手续。 　　　　　　　　　　　　　　　第三章　农业科技档案的管理 　　第十七条　院档案管理部门对接收的科技档案材料，本着便于保管、方便利用的原则进行分类、整理、编目、统计和必要的加工。编制各种检索工具和编研参考资料等。积极开展计算机检索查询工作，为科研、开发工作提供方便、快捷的服务。 　　第十八条　科技档案按照ＺＢ Ｂ０１００１－８６《农业科研课题档案分类标准》进行分类；基建工程、仪器设备等档案按工程项目、型号进行分类。归档档案更改、补充时必须履行审批手续。 　　第十九条　科技档案保管期限和密级的划定。保管期限分为永久、长期、短期三种。以整套科技文件材料为单元，档案重要程度，按照课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况，分为重大、重要和一般科研课题。重大科研课题档案保管期限为永久，重要科研课题档案保管期限为永久或长期，一般科研课题档案保管期限为长期或短期。案卷的密级是以整个课题为主，结合文件在课题中的重要程度划定。 　　第二十条　院档案管理部门应定期对科技档案进行鉴定。由院办公室及科研处负责人、有关专家和档案人员共同组成鉴定小组，根据科技档案保管期限，提出销毁意见。要销毁的科技档案必须填写清册，经主管领导和立档单位负责人审批，报主管机关备案，并指定专人负责监销。 　　第二十一条　引进技术和购置的大型仪器设备档案，正本由院档案管理部门保管，复制的副本由使用单位保管。 　　第二十二条　单位撤销或变动，仪器、设备、建筑物等转移使用关系时，其档案须经上级主管部门批准后向有关单位办理交接手续；单位之间业务机构调整，经原单位同意，可将有关科技档案移交到另一个单位，并办理移交手续。 　　第二十三条　借阅科技档案，立卷课题人员只需登记即可借阅；借阅其它课题的档案需得到该课题主持人同意后方可借阅。外单位借阅时需持单位介绍信，经立档单位主管业务负责人批准后方可借阅。借阅机密档案要履行一定的审批手续。借阅人应遵守借阅制度，保守机密，爱护档案，不得随意拆散、涂改，如需复制和借出，要经档案工作人员同意并履行借阅手续。归还档案时，双方须当面核对清楚。 　　　　　　　　　　　　　　　　　第四章　附　　则 　　第二十四条　院档案管理部门根据有关科技档案文件和本办法，制订了科技档案案卷质量标准、科技文件材料归档范围、科技文件材料归档时间、基建工程文件材料归档范围、仪器设备文件材料归档范围。（附件） 　　第二十五条　本办法由院档案管理部门负责解释。 　　附件：１、科技档案案卷质量标准 ２、科技文件材料归档范围 ３、科技文件材料归档时间 ４、基建工程文件材料归档范围 ５、仪器设备文件材料归档范围 附件１：科技档案案卷质量标准 　　１．主题内容与适用范围 　　本标准规定了科技档案案卷的组卷、编目、卷皮、格式以及制成材料的质量要求。 　　本标准适用于科学技术研究、科技开发、基本建设、仪器设备等科技档案的案卷管理。 　　２．引用标准、文件 　　ＧＢ／１１８２２－８９《科学技术档案案卷构成的一般要求》 　　《河南省农业科学院档案管理办法》 　　３．组卷要求 　　３．１　组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案的利用和保管。可按专业、学科、课题（项目）等分别组卷。 　　３．２　与科技、开发、基建、仪器设备关系密切的管理性文件分别归入科技、开发、基建、仪器设备类。 　　３．３　要保证卷内所反映问题的科技文件材料的齐全完整，案卷内科技文件材料必须准确反映科研、开发、建设和有关活动的真实内容。 　　３．４　案卷内科技文件材料的制作和书写必须益于长期保存。文字、图表材料要纸质优良、字迹工整、图表清晰、色素耐久。除田间记载可用铅笔外，其它不许使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水、复写纸等书写。 　　３．５　记载本、考种表及其它文字用纸一律采用Ａ４纸，左侧留出２公分装订线，纸的上、下、右各留出一定的空白。用记载本记载时，中间装订线两侧各空２公分以备装订。 　　３．６　案卷厚度一般控制在１００页左右，如超过１００页时，可另组成若干卷。 　　４．卷内科技文件材料的排列 　　４．１　科技档案按准备阶段、研究实施阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段等排列。 　　４．２　管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 　　４．３　卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，（如计划或实施方案、总结等）；图表在后，（如调查记载表、考种表等）；印稿在前，草稿在后。 　　４．４　有两种以上文字的同一份文件材料，原件在前，译件在后；正本在前，副本在后。 　　５．案卷的编目 　　５．１　编写案卷页号，案卷内科技文件材料有书写内容的页面均编写页号，从１开始用铅笔编写在右上角。卷内目录和备考表不编写页号。 　　５．２　卷内目录的编制 　　５．２．１　顺序号　用阿拉伯数字从１起依次标注。一份文件编写一个顺序号，同一标题的印稿、草稿为同一个顺序号。 　　５．２．２　文件材料题名　即文件标题，填写科技文件材料标题的全称。 　　５．２．３　文件编号　填写文件的发文字号。 　　５．２．４　责任者　填写科技文件材料的直接编制单位或执笔人。 　　５．２．５　日期　填写编制科技文件材料形成的的年、月、日。 　　５．２．６　页次　填写每份科技文件材料阿里彩票上标注的页号。最后一份要标注起止页号，中间用“?”隔开。 　　５．２．７　卷内目录排列在案卷科技文件材料的阿里彩票之前。 　　５．３　卷内备考表的编制 　　５．３．１　卷内备考表要注明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。由立卷人填写。 　　５．３．２　备考表中“立卷人”由责任立卷人签名；立卷时间填写完成立卷的日期。 　　５．３．３　卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。 　　５．４　案卷封面的编制 　　５．４．１　本卷标题　应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。包括：年度、课题名称（可简称）或作物种类、主要试验内容及文种。 　　５．４．２　课题名称　课题或项目的全称。 　　５．４．３　课题主持人　填写课题第一主持人。 　　５．４．４　本卷文件起止时间　填写案卷内科技文件材料的起止日期。 　　５．４．５　保管期限　填写划定的保管期限。 　　５．４．６　密级　依据保密规定填写。 　　５．４．７　档号　填写分类号、顺序号。 　　６．案卷装订要求 　　６．１　案卷装订应做到牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字现象，便于保管和利用。 　　６．２　案卷内不同尺寸的科技文件材料、图纸要折叠成统一幅面（Ａ４标准）。小于Ａ４的要用Ａ４纸托裱。装订边太窄的要加边，以防订住文件内容。太薄的要加硬纸条衬到与右口厚度相同。 　　６．３　案卷装订前要去掉金属物和塑料制品。 　　６．４　表格材料要表头向上或向里。 　　６．５　装订时将卷内科技文件材料下口和左口取齐，左侧三眼一线装订。 　　７．卷皮、卷内表格的规格及制成材料要求 　　案卷卷皮、卷盒、卷内目录、卷内备考表一律使用国家标准统一格式。 附件２：科技文件材料归档范围 　　１．研究准备阶段 　　１．１　调研报告、可行性研究报告、课题论证、项目建议书 　　１．２　科学基金、科研课题经费申请报告及批件 　　１．３　计划任务书、协议书、合同书、会议记录及重要来往信函 　　１．４　科研课题研究计划、课题计划调整、中断或撤销文件 　　１．５　试验（实验）方案、设计方案、调查考察方案 　　２．研究试验阶段 　　２．１　试验任务书、试验大纲、年度实施方案、计划书 　　２．２　实验、试验、测试、化验的重要原始记录（记载本） 　　２．３　田间调查、室内考种、温室试验、野外调查、考察记录和整理记录及综合分析报告、照片、光盘资料 　　２．４　计算文件及计算机软件 　　２．５　检验文件 　　２．６　理论分析文件 　　２．７　设计文件、图样 　　２．８　工艺流程、产品配方文件 　　２．９　课题阶段总结及中期评估报告 　　３．总结鉴定验收阶段 　　３．１　课题工作总结（含最终完成、阶段完成或中断） 　　３．２　研究报告 　　３．３　论文、专著 　　３．４　科研课题经费决算 　　３．５　科研课题验收评估、鉴定、评审文件 　　３．６　植物新品种权证书、品种审定证书及报审材料 　　４．成果奖励申报阶段 　　４．１　科技成果申报书、鉴定证书、主件及附件 　　４．２　科技成果奖励与审批文件 　　４．３　获奖凭证（奖励证书及奖状、奖杯、奖牌） 　　４．４　专利文件、专利证书、新品种保护文件 　　５．推广应用阶段 　　５．１　推广应用方案 　　５．２　技术转让合同、协议书 　　５．３　新品种销售权转让协议及批复 　　５．４　成果推广应用中形成的技术文件及工作总结 　　５．５　国内外同行评价及用户反馈意见 　　５．６　成果宣传报道文件 　　６．与各阶段有关的文件 　　６．１　专业会议文件 　　６．２　标本、样品目录 　　６．３　照片（数码照片）、底片、录音带、录像带、光盘等 附件３：科技文件材料归档时间 　　科研课题（项目）研究周期长的（３年以上）科技文件材料按阶段每年归档一次；研究周期短的（１－３年）课题（项目）在任务结束时，科技文件材料一次归档。 　　　　　　　　　　　　　　院直各单位科技文件材料归档时间表 　　单位名称　　　　　　　归档时间　　　　　　单位名称　　　　　　归档时间 　　小麦研究所　　　　每年３月底以前　　　畜牧兽医研究所　　　　每年５月底以前 　粮食作物研究所　　　每年８月底以前　　　生物技术研究所　　　　每年５月底以前 棉花油料作物研究所　　每年８月底以前　　农业经济信息研究所　　　每年４月底以前 　　园艺研究所　　　　每年６月底以前　　　科学实验中心　　　　　每年５月底以前 　土壤肥料研究所　　　每年６月底以前　　农副产品加工研究所　　　每年５月底以前 　植物保护研究所　　　每年５月底以前　　　　科技开发处　　　　　每年６月底以前 附件４：基建工程文件材料归档范围 　　１．土地征购、地界划分、土地借用、土地转让报告、批文、协议（补充协议）、合同、拆迁等文件。 　　２．规划图、总体规划图、详细规划图。 　　３．现状平面图，建筑物现状平面图，水、电、暖、通讯等管网现状图。排水、排污、排涝及其他隐蔽工程规划图、线路图、管道图。电话、有线电视分布图。 　　４．项目方案论证、项目建议书、可行性研究报告及项目建设的请示、批复。 　　５．项目建设规划许可证、建筑许可证、红线图、施工许可证、开工报告、地质勘察报告、文物勘探、消防审核报告、抗震报告。 　　６．招投标文件、施工合同、工程概算、图纸会审记录、设计变更、施工记录、质量检查记录、隐蔽工程记录、施工技术总结，安装合同、建筑材料合格证、重大事故调查分析报告等有关文字资料。 　　７．施工图和竣工图，包括建施、结施、水施、电施、暖施等。竣工验收证明书、竣工验收报告，质量认定书、决算等。 　　８．温室、网室、种质资源库、桥函、机井、灌溉系统等专业项目工程资料。 　　９．房屋、水电、维修、改建、扩建、更改图及文字材料。 附件５：仪器设备文件材料归档范围 　　各单位购置的价格在５０００元以上的贵重、精密科研仪器、仪表等设备的随机技术文件均属归档范围，其中档案部门保存原件，使用单位保存复制件。 　　１．产品合格证、装箱单、配件目录、易损件目录（图册）、使用说明书、维修手册、安装手册、操作规程手册、电器线路图、安装图、备件规格目录等。 　　２．进口仪器设备的全套原件及译稿。 　　３．安装记录、验收记录、性能鉴定证书。 　　４．使用记录、检查记录、重大事故调查分析处理报告，维修、保养记录等。 　　５．自制或改造的各种仪器设备的设计文件、计算材料、图纸、说明书、鉴定书等。 　　实验中心是使用大型仪器较多的单位，为了方便利用仪器资料，可设资料室。按归档要求建立仪器档案，每年定期向院档案部门交一套仪器档案目录。