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??第一条 为了贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》和《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的有关规定，便于全院管理人员学习掌握公文处理的具体要求和操作规程，制定本细则。 ??第二条 河南省农业科学院正式文件包括：河南省农业科学院文件、河南省农业科学院办公室文件、河南省农业科学院研究所（中心、处）文件。 ??（一）《河南省农业科学院文件》适用于下列事项： ??１．需要向省政府请示、报告的重大事项； ??２．发布我院制定的有关政策、重大措施； ??３．下达或调整院年度工作计划和财务、科研项目计划等； ??４．重大奖惩决定； ??５．对院直单位请示重大问题的批复； ??６．人事任免； ??７．与有关单位的联合发文； ??８．重要的外事活动； ??９．其它确需以河南省农业科学院名义行文的重要事项； ??（二）《河南省农业科学院办公室文件》适用于下列事项： ??１．向院直各单位行文； ??２．通知召开全院性的会议和以院的名义组织召开的全省性会议等； ??３．转发上级有关文件，印发院工作会议报告、院领导讲话等； ??４．安排院重点工作计划； ??５．其它确需以院办公室名义行文的事项。 ??（三）《河南省农业科学院研究所（中心、处）文件》适用于下列事项： ??１．向院的请示、报告； ??２．向有关单位行文； ??３．向下属科（室）行文； ??４．确需以研究所（中心、处）名义行文的其它事项。 ??第三条 发文办理程序：发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 ??（一）院发文实行代拟稿制，由主办单位草拟文稿。拟制公文要符合法律、法规、规章及其他有关规定，要符合公文写作要求，要确保国家秘密安全。 ??（二）发文一律采用统一印制的“河南省农业科学院发文稿纸”撰写。草拟和修改文稿应当使用蓝黑色或黑色墨水的钢笔、签字笔或毛笔。不得使用铅笔和圆珠笔，字迹要工整。用计算机草拟和修改文稿，应当保留领导的修改稿，作为原稿存档。 ??（三）院发文一般流程是： ??１．主办单位文秘人员或承办人草拟文稿。 ??２．主办单位负责人核稿。 ??３．填写河南省农业科学院发文单。 ??４．送院办公室主任（副主任）审核，申领发文号。 ?　５．主办单位送主管院领导签发。 ??６．送院办公室秘书科出校样，由秘书科长审核公文格式。 ??７．办公室主任（副主任）审验。 ??８．院办公室秘书科印制，机要室用印。 ??９．秘书科存档，主办单位封发。 ??第四条 适用于我院的公文种类有： ??（一） 决定 ??适用于对重大事项做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 ??（二） 通知 ??适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。 ??（三）通报 ??适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 ??（四）报告 ??适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 ??（五）请示 ??适用于向上级机关请示、批准。 ??（六）批复 ??适用于答复下级机关的请示事项。 ??（七）意见 ??适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ??（八）函 ??适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 ??（九）会议纪要 ??适用于记载、传达会议情况和议定事项。 ??决定、通报和通知都可适用于奖励，根据奖励的性质、种类、级别和公示范围等具体情况，选择使用相应文种。 ??意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。 ??第五条 公文审核实行分级负责制，审核人员必须认真负责，严格把关，控制公文数量，保证公文质量。 ??（一）河南省农业科学院发文和河南省农业科学院办公室发文： ??１．主办单位文秘人员负责初审，重点审核文稿内容、数据的准确性、文字表述是否准确等，是否符合草拟公文的有关要求。 ??２．主办单位处长、所长（副处长、副所长）负责复审, 重点审核文稿的内容是否符合国家方针、政策和有关法规，文稿的观点是否正确，文稿中所提措施是否切实可行，是否超越本部门业务和职权范围。 ??３．院办公室主任（副主任）负责会签，会签人审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式、行文程序是否符合规范，是否符合拟制公文的有关要求。此外，应对文稿作全面的审核、修改，严格把好文字关。 ??４．凡涉及其它部门的业务和职权范围的公文，文稿在送院办公室主任（副主任）会签之前，应当先送有关部门会签。未协调一致和未经会签的公文，不得送院领导审阅、签发。 ??（二）河南省农业科学院研究所（中心、处）发文 ??１．主办单位文秘人员负责初审，重点审核文稿是否符合行文规则，文种的使用、文件标题、主送机关、抄送机关、附件的标注等公文格式和办文程序是否符合规范，是否符合拟制公文的有关要求。文字表述是否准确、精练，文件结构是否严谨，条理是否清楚，篇幅是否过长。 ??２．主办单位的领导负责复审，复审的重点是：是否确需行文，内容是否符合院里的有关规定，文稿的观点和数据是否正确，文稿中所提措施是否切实可行。此外，应对文稿作全面的审核、修改，严格把好公文质量关。 ??第六条 公文签发的权限与方法如下： ??（一）签发权限 ??１．河南省农业科学院发文由院长或分管副院长签发。 ??２．河南省农业科学院办公室发文原则上由办公室主任、副主任签发。重要的发文经办公室主任或副主任审阅后，由院长或主管副院长签发。 ??３．河南省农业科学院研究所（中心、处）发文由处所领导签发。 ??４．已经签发的文稿，其他人员不得再作改动，确需修改的，须经签发人同意。 ??（二）签发方法 ??１．签发、会签、审核、修改公文一律使用蓝黑色或黑色墨水的钢笔、签字笔、毛笔。 ??２．签发人应在发文稿纸阿里彩票的签发或会签栏中写明“发”、“同意”等字样的批示意见，并签上姓名和年、月、日。如果文稿还需征求有关负责同志的意见，可注明“请×××同志阅后发”，其他审阅人圈阅视为同意。 ??３．签发和审核文稿时，不要把审改意见写在文稿左侧装订线外，以免装订压字，影响文稿查阅。 ??第七条 公文签发后，应当由发文机关的文秘人员负责复核、签发等手续是否完备，进行编号、登记。河南省农业科学院发文、河南省农业科学院办公室发文由院办公室负责统一编号，院发文编号采用“豫农科〔２０??〕??号”形式，院办公室发文编号采用“豫农科办〔２０??〕??号”形式；研究所（中心、处）文件由各单位自行编号。并根据事项轻重缓急，标注紧急程度，即行发稿、缮印。河南省农业科学院和河南省农业科学院办公室发文由院办公室秘书科缮印。 ??第八条 要严格控制公文印制数量，公文承办单位应按主送、抄送单位、分送领导和留存数量计算印刷份数。其中院直各单位报院的请示、报告要一式3份。 ??第九条 用印。“河南省农业科学院”、 “河南省农业科学院办公室”印章，由院办公室机要室和秘书科负责监印。院直各单位印章由本单位办公室负责监印。公文除“会议纪要”外，应当加盖印章；联合下发的公文，发文机关都要加盖印章。用印处不需要标明发文机关名称。印章位置上不压正文，下压成文日期，并使年月日露出。 ??第十条 公文由主办单位封发。邮寄的公文应挂号邮寄。送省委、省政府的公文（除请示外），通过省委机要交换站发送，报省政府的请示由院办公室机要室通过政府办公网发送，重要文件由院办公室派人专送。报送各厅局的公文由主办单位发送。 ??第十一条 公文版式要求： ??（一）公文用纸采用国际标准Ａ４型纸(２１０ｍｍ?２９７ｍｍ)，左侧装订。版芯为：１５６ｍｍ?２２５ｍｍ（不含页码）；附件用纸应当与主件一致，并一起装订；单面或双面印刷；左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 ??（二）眉首,由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。 ??１．秘密等级和保密期限：涉及国家秘密和工作秘密的公文应当在公文的阿里彩票右上角标明密级和保密期限，用３号黑体。 ??２．紧急程度：如需标识紧急程度，用３号黑体。 ??３．发文机关标识：使用发文机关全称或规范化简称加上“文件”两个字。 ??４．发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关下空２行，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加“第”字。 ??５．签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。其余文种不标签发人。 ??（三）主体，包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、附注等部分组成。 ??１．公文标题：用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 ??２．主送机关：标题下空１行，左侧顶格用３号仿宋字体标识。院发文和院办发文对院各研究所、中心、处、室、公司等单位统称院直各单位。 ??３．公文正文：主送机关名称下１行，用３号仿宋字体，文中如有小标题可用３号小标宋体字或黑体字，一般以每页２２行，每行２８个字。 ??４．附件：公文如有附件，在正文下空１行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：１． ????”）；附件名称后不加标点符号。 ??５．成文日期：用汉字将年、月、日标全，以签发人签发的日期为准。 ??６．附注：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文日期下１行。 ??７．特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 ??（四）版记，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 ??１．主题词：“主题词”用３号黑体字，居左顶格标识；词目用３号小标宋体字，词目之间空１字，不用标点符号，从主题词库中选出，数量不超过５个，最后一个为文种。 ??２．抄送机关：在主题词下１行，左右各空１字，用３号仿宋体字标识“抄送”；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。 ??３．印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位置，用３号仿宋体字。印发机关左空１字，印发日期右空１字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 ??第十二条 信函式格式：只标识发文机关名称，不标识“文件”二字，用于处理日常事务的平行文或下行文，除标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。 ??第十三条 院直各单位应当建立收文办理制度。各单位的文秘部门负责来文（含电文）的签收、启封、登记（包括传阅文件登记、机要文件交换登记）、分送、拟办、催办、注办、立卷、归档等工作。 ??第十四条 院办公室秘书科负责对院的收文工作。收到省委、省政府等上级机关和有关单位主送河南省农业科学院的公文，院办公室秘书科要及时登记，由院办公室领导提出拟办意见，送院领导批示后，交有关部门办理。 ??院领导和院机关各部门领导从各种渠道收到的需要通过院里办理的有关文件和主送河南省农业科学院的公文，应主动送院办公室秘书科登记。 ??第十五条 收文办理程序： ??（一）各单位文秘部门收到需办理的公文，应及时将公文送本单位领导批阅，并指定专人负责办理，不得延误。 ??对省委、省政府的重要批示件、交办的公文以及院领导批示上报的批示件，应作为紧急公文优先办理。办理完毕应主动将办理情况及复办时间及时报院办公室秘书科，以便及时向院领导反馈。 ??（二）各承办部门应在规定的时限内办完。文中没有规定时限的，按下列规定的时限办理：省委、省政府等上级机关来文，一般不超过５个工作日；其他有关单位来文，一般不超过１０个工作日。 ??（三）院领导交办送取的紧急机要公文，应按时限要求办理。特急件随时办理，一般公文不得超过2天。 ??第十六条 院办公室秘书科负责对各公文承办单位的催办工作。院直各单位文秘部门负责对本单位承办公文的催办。催办可采取电话、发公文催办单、到各单位了解情况等方式进行。承办单位对承办公文拖延时间过长或屡催不办的，院办公室秘书科负责催办工作的同志可直接向承办单位的领导发公文催办单；凡拖延办理时间的，均需说明情况，并由单位领导签字。呈送院领导批阅的公文，２个工作日内未得到批复的，主办单位可到院办公室秘书科查询。 ??第十七条 公文归档：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。 ??（一）院档案科负责我院公文归档工作，院直各单位所发公文，整理后一律在档案科存档。存档公文包括发文单、草拟稿和正式公文一式２份，不得使用复印件存档。 ??（二）联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。 ??（三）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 ??第十八条 机要公文和电子公文处理不适宜使用本细则。 ??第十九条 本细则自印发之日起施行。 ??第二十条 本细则由河南省农业科学院办公室负责解释。 ????????????????????????????二○○三年六月二日