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　　　　　　　　　　　　　　　　　　第一章　总　　则 　　第一条　为了做好文书档案管理工作，更好地为我院科研、开发、管理工作服务，根据中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》和上级档案管理部门的文件精神，结合我院实际，特制定本管理办法。 　　第二条　文书档案工作是机关工作的重要组成部分，是领导进行科学决策的参谋和助手，是提高工作效率和管理水平的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作，因此，各单位要加强文书档案管理工作，充分发挥文书档案的作用。 　　第三条　各单位对工作中形成的文件材料要及时进行整理、分类，并定期向院档案管理部门移交归档。各单位办公室主任（秘书）或兼职档案员，对本单位形成的文件材料负有收集、整理、分类、归档的责任。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　第二章　归档文件的范围和要求 　　第四条　归档文件的范围。以本单位形成的文件材料为主，凡是记述和反映本单位职能活动和历史面貌的文件材料，都应列入归档范围。归档文件具体包括以下几个方面： 　　一、上级机关文件归档范围 　　（一）上级机关召开并需要贯彻的会议的主要文件材料，如：针对我院制发的决议、决定、规定、批复、批转、通报、通知和人事任免等。 　　 　　（二）上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行或协助执行的法规性的文件。 　　（三）院领导及有关业务人员参加的上级机关召开的有关我院业务方面的会议文件及在会议上的发言材料。 　　（四）党和国家领导人、人民代表、知名人士、上级机关领导等视察、检查我院工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音带、录像带等材料。 　　（五）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 　　（六）上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载等）。 　　二、本级机关文件归档范围 　　（一）院党委、行政领导会议文件材料，各种工作会议、专业会议材料及本机关颁发的决议、决定、规定、批复、批转、通报、通知、请示、报告，各种正式文件的签发稿、印制稿。 　　（二）科研管理、科技开发、教育培训等方面的总体规划、年度计划、工作总结、大事记、合同书、协议书等。 　　（三）各单位制发的各项规章制度、工作条例、办法、规定等法规性文件。 　　（四）历史沿革、大事记、党史、年鉴、院志、科研志等出版物（包括底稿）；机构成立、合并、撤消、更改名称、印（信）章启用等；反映本单位重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉证书等；有纪念意义、凭证性的实物、照片、录音带、录像带等文件材料。 　　（五）干部任免、职称评定、聘任、职工调动（包括商调函、领导批示、培训、介绍信存根）录用、转正、定级、辞职、退职、退休、停薪留职、调资、升级、奖励、处分、转业、复员、评残、死亡、抚恤等有关材料，人员编制、工资改革、转移工资、职工名册、纪律检查、治安保卫以及党团员介绍信和存根等。 　　（六）外事活动中形成的全部文件材料（包括出国批件、政审材料等）以及对外交流活动中形成的协议、合同（正副本）、照片、录音带、录像带、电子文件材料等。 　　（七）出租、转让、征用土地、建房等与外单位签定的协议（包括补充协议）、合同等文件材料。 　　（八）处理经济纠纷、依据法律要求形成的一系列的有关材料。 　　（九）清产核资、财产、物资、档案交接等形成的有关材料。 　　（十）与外单位商洽工作的重要函件、重要人民来信来访及处理人民来信来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。 　　（十一）领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、外出活动带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料。 　　（十二）检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料。 　　（十三）编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、出版物的定稿、样本。 　　（十四）各种普查工作中形成的文件材料。 　　（十五）按有关规定应归档的死亡干部档案材料。 　　三、同级机关和非隶属机关文件归档范围 　　（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管的业务，但需要执行的法规性文件。 　　（二）有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。 　　（三）同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。 　　（四）重要的电话记录、电报等 　　四、下级机关文件归档范围 　　（一）下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、财务决算等文件材料。 　　（二）下级机关报送的法规性备案材料。 　　五、会议文件的归档材料 　　（一）院领导或有关人员出席上级党政机关、主管部门召开的各种会议材料和讲话稿。 　　（二）院党委会、院行政办公会、职称评定会、成果评审会、支部委员会、处（所）办公会的会议记录、纪要等。 　　（三）全省农科系统年度工作会议、全院或全系统重大活动形成的会议文件材料。 　　（四）各种专业活动或工作会议形成的文件材料，包括会议通知、报到名册、会议报告、发言稿、纪要、简报、总结、照片、录音带、录像带等。 　　六、不归档的文件材料 　　（一）重份文件，一般事物性的临时性文件，院内直属机关相互抄送的文件，不应履行公文的行文、介绍信等。 　　（二）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发性供参阅、不办理的文件材料。 　　（三）上级机关发来供工作参考的抄件。 　　（四）上级机关征求意见未定稿的文件。 　　（五）未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外），外单位送来的征求意见稿，外单位送来不需要执行的文件材料等。 　　（六）从正式文件上、电报上摘录的供参考的非证明材料。 　　（七）无特殊保存价值的来信和询问一般性问题的人民来信。 　　（八）单位负责人兼任外机关职务形成的与本单位无关的文件材料。 　　（九）为参考目的从各方面收集的文件材料，同级机关和非隶属机关的文件材料，非直属机关抄送的不需要办理的文件材料。 　　（十）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料 　　（十一）下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料。 　　（十二）越级抄送的一般性不需要办理的文件材料，下级机关抄送备案的一般性文件材料。 　　七、文件材料的归档原则及要求 　　（一）文件材料的归档原则 　　归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本或实体装订时，可作为一件： 　　１、正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件。 　　２、正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要、件数较多、又是单件装订，如附件一、附件二、附件三、以此类推，再编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“X”，并填写各附件的页数）。 　　３、收文处理单与来文为一件。 　　４、原件与复印件或手抄件作为一件。 　　５、转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）。 　　６、报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件。 　　７、请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件。 　　８、归档文件的中文与外文为一件。 　　（二）文件材料的归档要求 　　１、归档文件实行两套制，一套按《规则》进行文件级整理；一套（第二套）按不同发文字号进行整理。 　　２、归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整（对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制；去除易锈铁钉和易变脆的塑料物，精装和平装等书本式的档案材料除外）。 　　３、对于不符合纸型规格的要进行折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。 　　４、以“件”作为保管单位的各文种和稿本的归档文件为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。 　　５、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的应将左、下侧对齐。装订要牢固，达到文件不损页、不倒页、不压字。 　　６、归档文件采用线绳装订。文件较薄（２??３９页）的用缝纫机装订；文件较厚的（４０页以上）采用三孔一线左侧装订。 　　７、书写材料一律使用统一的稿纸，上下左右不得超出范围，左边要留出装订线，字体要标准规范，书写工具一律用蓝黑墨水或碳素墨水（严禁使用彩色水笔、红蓝铅笔、圆珠笔、复写纸、铅笔），字迹要端正清晰。 　　８、在每年的三月份开始五月份截止，各单位可把上一年办理完毕的文件按归档要求进行分类、排列、鉴定、输入微机，并备份U盘，然后把U盘和纸质档案一并移交到院档案管理部门统一整理编号保管。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　第三章　文书档案的管理、鉴定与销毁 　　第五条　院档案管理部门对接收的文书档案要分类登记、编号、编目、装盒、排架。建立健全各种规章制度，在保护和利用的基础上，严守国家机密，确保档案完整与安全。 　　第六条　加强库房管理，对门、窗进行加固，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温的要求。定期检查档案的保管情况，对破损的档案应及时修补、复制或做其他技术处理，作好温湿度记载，保持库房整洁、卫生。 　　第七条　根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编制各种参考资料，积极主动地开展档案利用工作，提高档案利用效率。 　　第八条　对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在主管领导的主持下，由院档案管理部门和处（所）领导组成的鉴定小组共同进行。 　　第九条　鉴定工作结束后，应提出报告，进行登记造册，经领导审核签字后，方能销毁。 　　第十条　销毁档案时，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。 　　　　　　　　　　　　　　　　　第四章　借阅与利用 　　第十一条　凡我院职工，可借阅与本职工作有关的文书档案。外单位有关人员查阅文书档案，必须持所属单位的介绍信。文书档案一般只准在阅览室阅览，不经允许，不得拍照、抄写、复印。 　　第十二条　借阅文书档案的人员要爱护档案，遵守借阅制度，不经允许不得私自将档案带出室外；严禁拆卷，涂抹，删改档案或转借他人，如有造成丢失或损坏时，要视档案损坏的情况，按《河南省档案管理条例》第三十三条的规定给以通报批评或经济处罚。 　　第十三条　借阅机密文书档案，需经有关领导批准。借阅院党委会议录、职称领导小组和成果领导小组会议记录，需经院党委书记或副书记批准；借阅院长办公会议记录，需经院长或副院长批准。 　　第十四条　档案管理人员要积极开发档案信息资源，为领导决策和机关工作提供服务。 　　第十五条　档案管理人员对借阅者要热情接待，耐心细致，提卷迅速准确，提高服务质量，使文书档案在机关管理职能中发挥更大的作用。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　第五章　附 则 　　第十六条　本管理办法和上级文件有不一致的地方，以上级文件为准。 　　第十七条　本管理办法由院档案管理部门负责解释。