以本单位形成的文件材料为主，凡是记述和反映本单位职能活动和历史面貌的文件材料，都应列入归档范围。归档文件具体包括以下几个方面：
一、上级机关归档文件范围
（一）上级机关召开并需要贯彻的会议的主要文件材料，如：针对我院制发的决议、决定、规定、批复、批转、通报、通知和人事任免等。
（二）上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，普发的非机关主管业务但需要贯彻执行或协助执行的法规性的文件。
（三）院领导及有关业务人员参加的上级机关召开的有关我院业务方面的会议文件及在会议上的发言材料。
（四）党和国家领导人、人民代表、知名人士、上级机关领导等视察、检查我院工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音带、录像带等材料。
（五）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。
（六）上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载等）。
二、本级机关文件归档范围
（一）院党委、行政领导会议文件材料，各种工作会议、专业会议材料及本机关颁发的决议、决定、规定、批复、批转、通报、通知、请示、报告，各种正式文件的签发稿、印制稿。
（二）科研管理、科技开发、教育培训等方面的总体规划、年度计划、工作总结、大事记、合同书、协议书等。
（三）各单位制发的各项规章制度、工作条例、办法、规定等法规性文件。
（四）历史沿革、大事记、党史、年鉴、院志、科研志等出版物（包括底稿）；机构成立、合并、撤消、更改名称、印（信）章启用等；反映本单位重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉证书等；有纪念意义、凭证性的实物、照片、录音带、录像带等文件材料。
（五）干部任免、职称评定、聘任、职工调动（包括商调函、领导批示、培训、介绍信存根）录用、转正、定级、辞职、退职、退休、停薪留职、调资、升级、奖励、处分、转业、复员、评残、死亡、抚恤等有关材料，人员编制、工资改革、转移工资、职工名册、纪律检查、治安保卫以及党团员介绍信和存根等。
（六）外事活动中形成的全部文件材料（包括出国批件、政审材料等）以及对外交流活动中形成的协议、合同（正副本）、照片、录音带、录像带、电子文件材料等。
（七）出租、转让、征用土地、建房等与外单位签定的协议（包括补充协议）、合同等文件材料。
（八）处理经济纠纷、依据法律要求形成的一系列的有关材料。
（九）清产核资、财产、物资、档案交接等形成的有关材料。
（十）与外单位商洽工作的重要函件、重要人民来信来访及处理人民来信来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。
（十一）领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、外出活动带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料。
（十二）检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料。
（十三）编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、出版物的定稿、样本。
（十四）各种普查工作中形成的文件材料。
（十五）按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
三、同级机关和非隶属机关文件归档范围
（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管的业务，但需要执行的法规性文件。
（二）有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。
（三）同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。
（四）重要的电话记录、电报等
四、下级机关归档文件范围
（一）下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、财务决算等文件材料。
（二）下级机关报送的法规性备案材料。
五、会议文件的归档材料
（一）院领导或有关人员出席上级党政机关、主管部门召开的各种会议材料和讲话稿。
（二）院党委会、院行政办公会、职称评定会、成果评审会、支部委员会、处（所）办公会的会议记录、纪要等。
（三）全省农科系统年度工作会议、全院或全系统重大活动形成的会议文件材料。
（四）各种专业活动或工作会议形成的文件材料，包括会议通知、报到名册、会议报告、发言稿、纪要、简报、总结、照片、录音带、录像带等。
六、不归档的文件材料
（一）重份文件，一般事物性的临时性文件，院内直属机关相互抄送的文件，不应履行公文的行文、介绍信等。
（二）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普法性供参阅、不办理的文件材料。
（三）上级机关发来供工作参考的抄件。
（四）上级机关征求意见未定稿的文件。
（五）未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外），外单位送来的征求意见稿，外单位送来不需要执行的文件材料等。
（六）从正式文件上、电报上摘录的供参考的非证明材料。
（七）无特殊保存价值的来信和询问一般性问题的人民来信。
（八）单位负责人兼任外机关职务形成的与本单位无关的文件材料。
（九）为参考目的从各方面收集的文件材料，同级机关和非隶属机关的文件材料，非直属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（十）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料
（十一）下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料。
（十二）越级抄送的一般性不需要办理的文件材料，下级机关抄送备案的一般性文件材料。
